Cara yang Tepat untuk Mengirim Email Permohonan Lamaran Magang

Jika perusahaan yang kamu incar untuk magang tidak membuka program khusus internship, bukan berarti tidak ada peluang bagimu magang di sana. Kamu masih bisa memperjuangkan kesempatanmu dengan cara mengirim email permohonan lamaran magang. Yang penting, pastikan email tersebut kamu buat dan kirim dengan cara yang tepat. Seperti apakah itu?

Tips Menulis Email Permohonan Magang

Email yang kamu kirim bukan sekedar prosedur belaka. Pihak perusahaan benar-benar mempertimbangkanmu berdasarkan apa yang kamu tuliskan di dalamnya. Agar tidak salah penyampaian, pastikan perhatikan aspek-aspek berikut:

1. Pelajari Terlebih Dahulu Perusahaannya

Untuk dapat meyakinkan perusahaan agar mau menerimamu, kamu harus menunjukkan bahwa kamu memahami perusahaan tersebut dan bukan sekedar asal melamar. Dan satu-satunya cara agar kamu paham adalah dengan mempelajarinya. Minimal, kamu perlu membaca tentang sejarah singkat perusahaan, moda bisnis yang dijalankannya, serta beberapa berita besar terkait perusahaan yang muncul baru-baru ini.

2. Cari Tahu Kepada Siapa Email Harus Ditujukan

Email yang kamu kirim akan lebih mengena jika kata sapaan yang kamu gunakan pada salam pembuka sudah spesifik merujuk pada orang yang bertugas membaca dan memprosesnya. Untuk mencari tahunya, kamu bisa menanyakannya pada kenalanmu yang ada di perusahaan tersebut atau dengan cara melihatnya di Linkedin.

3. Awali dengan Perkenalan Diri

Setelah salam pembuka, isilah paragraf pembuka dengan perkenalan diri secara sepintas. Cukup sampaikan saja nama lengkapmu, nama kampus, dan semester berapa kamu saat ini. Tidak perlu menjabarkan terlalu banyak tentang identitasmu karena akan membuat emailnya terlalu bertele-tele. Pada paragraf pertama ini, kamu juga bisa menyampaikan secara singkat tujuan utama dari emailmu ini. Tidak perlu

4. Sampaikan Minat dan Alasanmu

Pada paragraf selanjutnya, kamu harus lebih spesifik menjelaskan minatmu untuk magang. Jelaskan secara singkat apa alasanmu menginginkan program magang ini, dan apa yang kamu harapkan dari hal ini. Kamu juga bisa menjelaskan secara singkat keuntungan apa yang akan didapat perusahaan jika menerima kamu untuk magang di sana. Tentunya, hal-hal yang kamu ungkapkan tersebut harus sesuai dengan karakter atau praktek bisnis perusahaan. Itulah mengapa kamu perlu melakukan riset tentang perusahaan sebelum mulai menulis lamaranmu.

5. Lampirkan CV dan Dokumen Pendukung

Mengambil keputusan hanya berdasarkan selembar email singkat tentu akan sulit. Maka, lampirkanlah informasi lebih lanjut tentang kamu dalam bentuk CV. Jika ada, sertakan juga dokumen pendukung yang bisa membantumu meyakinkan mereka untuk menerimamu, misalnya sertifikat training atau portofolio. Pastikan juga semua file pendukung tersebut memiliki format yang mudah dibuka dan ukuran yang tidak terlalu besar. 

6. Pastikan Tetap Ringkas

Email permohonan lamaran magang memang perlu jelas dan terarah. Namun, hindari membuat penjabaran yang panjang karena akan membosankan dan membuang waktu. Kamu harus pintar mengatur kalimat yang efisien agar pesan tersampaikan sebelum pihak HRD bosan membaca emailmu. Idealnya, surat lamaran hanya berisi 2-4 paragraf pendek saja. Informasi lebih lanjut tentang identitas dan kompetensimu bisa dijelaskan pada file pendukung terlampir seperti dibahas pada poin sebelumnya.

7. Hindari Penggunaan Template

Jika kamu berniat mengirim email permohonan lamaran magang ke beberapa perusahaan sekaligus, membuat template mungkin akan terdengar praktis. Namun, membuat email yang sama untuk di-copy paste berarti kontenmu harus bersifat umum. Ini berarti, tidak akan ada keunikan yang menarik dalam emailmu. Semuanya akan terdengar klise dan kurang meyakinkan. Idealnya, luangkan waktu untuk menulis draft email yang unik untuk setiap perusahaan.

8. Jangan Remehkan Tata Bahasa

Baik itu dalam Bahasa Indonesia maupun Inggris, tata bahasa yang kamu gunakan dalam email harus baku dan formal. Pilihan kata yang tidak tepat akan membuat email terdengar tidak professional, bahkan cenderung main-main. Bahkan, kamu juga harus memastikan tidak ada typo dalam emailmu karena ini menunjukkan kamu tidak teliti dalam mengerjakan tugas.

9. Proofread Sebelum Kirim

Setelah selesai membuat draft, biasakan untuk membacanya kembali sebelum mulai mengirim.  Pastikan tidak ada kalimat yang janggal atau kurang tepat. Untuk hasil yang lebih efektif, proofreading sebaiknya dilakukan berulang kali secara perlahan. Membacakan isi emailmu secara bersuara untuk kamu dengar sendiri juga merupakan trik yang ampuh untuk merasakan dan mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperbaiki.

Contoh Email Permohonan Magang

Tips Menyampaikan dan Follow-Up Email

Draft email yang sudah disusun dengan baik juga perlu dikirim dengan cara yang baik. Seperti apa sajakah cara yang dimaksud tersebut? Berikut adalah beberapa poin pentingnya:

1. Gunakan Akun Email yang Serius

Menggunakan platform email gratis memang tidak masalah. Namun, pastikan akun emailmu menggunakan nama aslimu dengan tepat. Variasi singkatan boleh saja dipakai. Yang penting, jangan gunakan julukan atau nama gaul karena akan terkesan tidak profesional. Jika ada foto profil pada emailmu, pastikan itu adalah foto formal atau semi-formal.

2. Jangan Lupakan Subject

Subject adalah elemen sepele yang kadang dilupakan oleh para mahasiswa. Padahal, tidak adanya subyek akan membuat pihak perusahaan mengira email yang kamu kirim adalah spam, sehingga mereka akan mengabaikan atau malah langsung menghapusnya. Tentunya, kamu juga harus memastikan bahwa subject yang kamu tulis cukup singkat, menarik, dan representatif.

3. Follow Up

Beri waktu beberapa hari untuk menunggu balasan mereka. Jika sudah melewati satu minggu, kamu bisa melakukan follow up dengan cara mengirim email pengingat. Menelepon ke kantor pada jam kerja juga bisa menjadi opsi untuk kamu pertimbangkan jika email pengingatmu pun tak kunjung mendapat respon. Follow up menunjukkan kamu memiliki minat yang besar di perusahaan tersebut. Asalkan, jangan sampai terkesan terlalu agresif saat melakukannya. 

4. Jika Lamaranmu Ditolak

Jangan abaikan jika kamu mendapat email balasan berupa penolakan. Sampaikan saja rasa terima kasih karena sudah meluangkan waktu mereka untuk mempertimbangkan dan memberi tahumu hasilnya. Jika mereka tidak menyampaikan alasan untuk penolakanmu, kamu bisa menanyakannya dengan dalih supaya bisa menjadi bahan evaluasi diri.

Jika Kamu Diterima Magang di Tempat Lain

Tentu saja, kamu berhak mendaftar magang ke beberapa perusahaan sekaligus. Itu berarti, bisa jadi kamu akan tanda tangan kontrak dengan satu perusahaan ketika proses rekrutmen di perusahaan lain belum selesai. Yang harus kamu lakukan dalam kondisi seperti ini adalah membuat keputusan cepat.

Jika kamu memilih untuk mengambilnya, sampaikanlah email pengunduran diri permohonan magang ke perusahaan yang telah kamu lamar sebelumnya. Dengan begini, perusahaan tidak akan membuang waktu mereka untuk memproses berkasmu. Sementara, jika kamu masih berharap mendapatkan posisi magang di tempat lain, berarti kamu harus melepaskan posisi yang sudah ditawarkan kepadamu dari perusahaan lain.

Kalau kamu bingung mau memilih  yang mana, mintalah waktu 24 jam untuk mempertimbangkannya. Hindari menggantungkan konfirmasi terlalu lama karena akan sangat merugikan perusahaan.

Melamar di perusahaan yang tidak mengadakan program magang secara terbuka berarti kamu terbebas dari beban persaingan. Kamu hanya perlu menjalankan langkahmu dengan tepat untuk bisa mendapatkanya. Fresh graduate yang punya pengalaman internship akan cenderung lebih mudah mendapatkan pekerjaan yang bagus. Oleh karena itu, tak ada salahnya memperjuangkan kesempatan magang secara maksimal.

Nah, sekarang sudah siapkah kamu untuk melamar magang? Buruan cek lowongan magang yang ada di Prosple.